Vad är egentligen syftet med en internrevision?

Internrevision är ett krav inom många ledningssystem och standarder såsom FSSC 22000, BRCGS, IFS Food och IP Livsmedel. Samtidigt ses internrevision ibland främst som en aktivitet som ska genomföras inför certifieringsrevision eller myndighetskontroll.

Men en bra internrevision kan skapa betydligt mer värde än så.

I praktiken är internrevision ofta ett av verksamhetens bästa verktyg för att förstå om arbetssätt, rutiner och styrningar faktiskt fungerar i vardagen – inte bara på papper.

Internrevision handlar inte bara om dokument

En vanlig uppfattning är att internrevision främst handlar om att kontrollera:

✔ rutiner
✔ instruktioner
✔ registreringar
✔ checklistor

Dokument är viktiga, men de visar sällan hela bilden.

Det som ofta skapar störst värde är att förstå:

✔ Hur arbetar vi i praktiken?
✔ Fungerar våra arbetssätt som vi tänkt?
✔ Arbetar olika avdelningar på samma sätt?
✔ Har förändringar skett som inte fångats upp?

Många avvikelser uppstår inte för att rutiner saknas – utan för att verkligheten successivt börjar skilja sig från det som dokumenterats.

En internrevision kan upptäcka mer än avvikelser

Internrevision förknippas ibland med att hitta fel.

I praktiken handlar det ofta mer om att identifiera:

✔ förbättringsmöjligheter
✔ återkommande risker
✔ trender
✔ otydliga arbetssätt
✔ områden som behöver mer stöd eller utbildning

Många mindre observationer som var för sig kan upplevas obetydliga kan tillsammans bli viktiga signaler över tid.

Exempel:

✔ temperaturavvikelser som återkommer
✔ olika arbetssätt mellan skift
✔ förändringar i råvaror eller processer
✔ dokument som inte längre speglar verkligheten
✔ återkommande korrigeringar inom samma område

En internrevision är inte samma sak som en certifieringsrevision

Det är vanligt att internrevisioner försöker efterlikna en tredjepartsrevision fullt ut.

Samtidigt finns det en viktig skillnad.

En internrevision har ofta större möjlighet att:

✔ ställa följdfrågor
✔ diskutera arbetssätt
✔ förstå bakomliggande orsaker
✔ följa processer mer detaljerat
✔ fokusera på förbättringar istället för enbart bedömning mot krav

Det skapar ofta bättre förutsättningar att förstå varför problem uppstår – inte bara var de uppstår.

Exempel från vardagen

Två verksamheter kan ha exakt samma rutin beskriven i sitt ledningssystem.

På papper ser arbetssättet identiskt ut.

I praktiken kan det ändå se ut så här:

Skift 1 följer arbetsinstruktionen fullt ut.

Skift 2 arbetar enligt egna erfarenheter och muntliga överenskommelser.

Skift 3 har infört små förändringar över tid som aldrig dokumenterats.

Rutinen ser fortfarande korrekt ut – men arbetssättet har förändrats.

Det är ofta här internrevision skapar störst värde.

Därför är internrevision extra viktig inom GFSI-standarder

I standarder såsom FSSC 22000, BRCGS och IFS Food är internrevision inte bara ett formellt krav.

Syftet är att säkerställa att ledningssystemet:

✔ fungerar i praktiken
✔ följs upp löpande
✔ fångar förändringar
✔ identifierar risker
✔ driver förbättringar över tid

Samma princip gäller även i exempelvis IP Livsmedel, även om arbetssätten ibland kan se olika ut mellan verksamheter.

Det viktigaste är kanske inte att hitta flest avvikelser

En bra internrevision handlar sällan om att samla många avvikelser eller kontrollpunkter.

Målet är istället att skapa bättre förståelse för hur verksamheten fungerar i praktiken och ge underlag för förbättringar över tid.

Läs gärna om vanliga avvikelser vid internrevision, https://www.qmsconsulting.se/blogg/vanliga-avvikelser-vid-internrevision