7 frågor som kan ge mervärde vid en internrevision
Author
Johan Mether
Publicerad:
Internrevision förknippas ofta med checklistor, kravpunkter och avvikelser.
Samtidigt handlar en bra internrevision sällan bara om att kontrollera om ett dokument finns eller om en rutin är signerad.
Ofta handlar de mest värdefulla resultaten om att förstå hur verksamheten fungerar i praktiken.
Inom HACCP-baserade system, IP Livsmedel och standarder som FSSC 22000, IFS Food och BRCGS är internrevision ett viktigt verktyg för att identifiera förbättringsmöjligheter och säkerställa att systemet fungerar över tid.
Här är sju frågor som ofta kan ge mer värdefulla svar än att enbart gå igenom en checklista.
1. Vad har förändrats sedan förra revisionen?
Förändringar påverkar ofta riskbilden mer än man först tror.
Exempel:
✔ nya råvaror
✔ nya leverantörer
✔ ny utrustning
✔ nya produkter
✔ förändrade processer
✔ personalförändringar
Små förändringar kan ibland få större påverkan än större projekt.
2. Hur hanteras avvikelser i praktiken?
Det räcker sällan att kontrollera att avvikelser registreras.
Det kan också vara viktigt att förstå:
✔ identifieras rotorsaker?
✔ fungerar åtgärderna?
✔ återkommer samma problem?
✔ följs effekten upp?
3. Hur säkerställer ni att era styrningar fungerar?
Rutiner och instruktioner kan vara väl skrivna.
Men fungerar de i verkligheten?
Exempel:
✔ verifieras rengöring?
✔ fungerar övervakning?
✔ följs kritiska gränser upp?
✔ fungerar utbildningar i praktiken?
4. Finns det områden som upplevs som utmanande?
Personalen känner ofta verksamheten bäst.
Många förbättringsområden upptäcks genom enkla frågor.
Exempel:
✔ finns återkommande problem?
✔ upplevs vissa rutiner som svåra?
✔ finns moment som skapar osäkerhet?
5. Hur hanteras förändringar?
Förändringar sker i nästan alla verksamheter.
Frågan är ofta inte om förändringar sker – utan hur de hanteras.
Exempel:
✔ nya recept
✔ nya leverantörer
✔ nya processer
✔ ändrade arbetssätt
✔ förändrade risker eller faroanalyser
Förändringar kan ibland innebära att tidigare bedömningar eller styrningar behöver ses över.
6. Är dokument och verklighet samma sak?
Ett vanligt område vid revision är skillnaden mellan dokumenterade rutiner och hur arbetet faktiskt genomförs.
Det handlar inte om att hitta fel.
Det handlar om att förstå om systemet speglar verkligheten.
7. Om ni fick ändra en sak direkt – vad skulle det vara?
Den här frågan kan ibland ge mer information än flera checklistor tillsammans.
Personer som arbetar i verksamheten varje dag ser ofta förbättringsmöjligheter som annars kan missas.
Det viktigaste i praktiken
En bra internrevision handlar sällan om att enbart leta fel.
Det handlar om att förstå:
✔ vad som fungerar bra
✔ vad som kan förbättras
✔ hur förändringar påverkar verksamheten
✔ hur systemet fungerar i praktiken
För i slutändan handlar internrevision inte bara om att uppfylla krav.
Det handlar om att skapa bättre förutsättningar för livsmedelssäkerhet och förbättring över tid.
Behöver du stöd i arbetet med internrevision?
QMS Consulting arbetar med internrevisioner med fokus på praktisk tillämpning, förbättringsmöjligheter och arbetssätt som fungerar både i vardagen och vid revision.
✔ Internrevision
✔ HACCP och faroanalyser
✔ Livsmedelssäkerhet
✔ Stöd inför certifiering och revision
Vill du ha hjälp med internrevision av QMS Consulting, se: https://www.qmsconsulting.se/internrevision
Eller utbildning i internrevision, se. https://www.qmsconsulting.se/utbildning-internrevision
