Behöver egenkontrollprogrammet finnas i en pärm?
Author
Johan Mether
Publicerad:
Många förknippar fortfarande egenkontrollprogram med tjocka pärmar fyllda med rutiner, journaler och checklistor. Men måste ett egenkontrollprogram verkligen finnas i en fysisk pärm?
Det korta svaret är nej.
Det viktiga är inte hur dokumentationen är organiserad, utan att verksamheten har fungerande rutiner och kan visa att det finns kontroll över de viktigaste riskerna.
Det är innehållet som är viktigt
Livsmedelslagstiftningen ställer krav på att livsmedelsföretag ska ha rutiner för att säkerställa säkra livsmedel. Däremot finns det inga krav på att dokumentationen måste finnas i en pärm.
Rutiner och journaler kan till exempel finnas:
- I en fysisk pärm
- Som Word- eller PDF-dokument
- I ett digitalt ledningssystem
- I en molntjänst eller delad mapp
Det viktigaste är att dokumentationen är tillgänglig, uppdaterad och används i det dagliga arbetet.
Dokumentationen ska fungera i vardagen
För många mindre verksamheter är det viktigare att ha ett enkelt och praktiskt system än att samla stora mängder dokument.
Ett väl fungerande egenkontrollprogram ska hjälpa verksamheten att arbeta strukturerat och förebygga risker. Om dokumentationen blir för omfattande finns det en risk att rutinerna inte används i praktiken.
Målet är därför inte att skapa så många dokument som möjligt, utan att ha ett system som är anpassat efter verksamhetens storlek och risker.
Digitala lösningar blir allt vanligare
Många restauranger, caféer och mindre livsmedelsföretag väljer idag att arbeta digitalt. Rutiner, journaler och blanketter kan då sparas elektroniskt och vara tillgängliga för personalen när de behövs.
För andra verksamheter fungerar en traditionell pärm fortfarande utmärkt. Vilken lösning som passar bäst beror på verksamhetens behov och arbetssätt.
Sammanfattning
Det finns inget krav på att ett egenkontrollprogram måste finnas i en pärm. Det viktiga är att rutinerna fungerar i praktiken och att verksamheten har tillräcklig dokumentation för att säkerställa säkra livsmedel.
Ett bra egenkontrollprogram är inte det som innehåller flest dokument, utan det som är anpassat efter verksamheten och används i det dagliga arbetet.
Behöver ni hjälp med att ta fram eller uppdatera ett egenkontrollprogram? Läs mer om hur QMS Consulting hjälper restauranger, caféer och andra mindre livsmedelsverksamheter på vår sida om egenkontrollprogram.
