Produktåterkallelse – vad händer egentligen när något går fel?

Produkten lämnade verksamheten för flera dagar sedan.

Allt såg normalt ut.

Sedan kommer informationen:

En råvara som använts i produkten behöver stoppas.

Eller så visar ett analysresultat något som inte borde finnas där.

Plötsligt behöver beslut fattas snabbt.

Vilka produkter berörs?

Vilka kunder påverkas?

Finns produkter fortfarande ute på marknaden?

Behöver någon informeras?

Det är ofta här verksamhetens rutiner går från teori till verklighet.

Samma princip – olika verklighet

Hur situationen ser ut skiljer sig ofta mellan olika verksamheter.

Men målet är detsamma:

Att snabbt identifiera, avgränsa och hantera produkter som kan innebära en risk.

Restaurang eller storkök

En kryddblandning återkallas på grund av ett odeklarerat allergen.

Nu behöver verksamheten snabbt förstå:

✔ vilka rätter innehåller råvaran?
✔ har den använts under flera dagar?
✔ finns produkter kvar i verksamheten?
✔ behöver information kommuniceras vidare?

När många råvaror används samtidigt kan även mindre detaljer snabbt få stor betydelse.

Mindre livsmedelsverksamhet

En ingrediens visar sig innehålla felaktig information från leverantör.

Frågor som snabbt uppstår:

✔ vilka produkter innehåller ingrediensen?
✔ vilka batcher påverkas?
✔ vilka kunder har fått produkterna?
✔ finns produkter fortfarande ute på marknaden?

I mindre verksamheter finns ibland mycket kunskap hos enskilda personer.

Men ett system behöver fungera även när rätt person inte är på plats.

Livsmedelsindustri

Vid intern provtagning upptäcks en mikrobiologisk avvikelse i färdig produkt.

Nu blir frågorna snabbt fler:

✔ vilka råvaror användes?
✔ vilka produktionslinjer berörs?
✔ vilka batcher påverkas?
✔ vilka kunder har fått produkterna?
✔ finns fler produkter som kan vara berörda?

När större volymer hanteras kan även mindre avvikelser få stor påverkan.

Tillbakadragande eller återkallelse – vad är skillnaden?

Begreppen blandas ofta ihop.

Tillbakadragande innebär normalt att en produkt stoppas eller tas bort innan den når konsument.

Återkallelse innebär att produkten redan kan ha nått konsument eller kund och att ytterligare åtgärder kan behövas.

Båda situationerna kräver ofta:

✔ fungerande spårbarhet
✔ tydliga ansvar
✔ snabb kommunikation
✔ dokumenterade rutiner

Vanligt missförstånd

"En produktåterkallelse betyder att någon gjort ett stort misstag."

Det behöver inte vara så.

I många fall visar det istället att systemet fungerar.

Risker identifieras.

Produkter kan spåras.

Åtgärder kan genomföras.

Det är ofta bättre att upptäcka ett problem tidigt än att problemet aldrig upptäcks.

Det viktigaste i praktiken

Många verksamheter hoppas att de aldrig ska behöva använda sina rutiner för återkallelser.

Samtidigt är det ofta just därför de behöver fungera.

För i slutändan handlar det inte bara om att hitta information.

Det handlar om att kunna agera snabbt när något oväntat händer.