Spårbarhet – fungerar systemet när det verkligen behövs?

Telefonen ringer.

En leverantör meddelar att en råvara behöver återkallas.

Det kan handla om ett odeklarerat allergen, en felaktig märkning eller en upptäckt avvikelse hos leverantören.

Plötsligt uppstår flera frågor samtidigt:

Vilka produkter användes råvaran i?

Vilka batcher påverkades?

Har produkter redan levererats vidare?

Finns något fortfarande kvar i verksamheten?

Det är ofta först i sådana situationer som spårbarheten verkligen sätts på prov.

Många verksamheter har batchnummer, följesedlar och rutiner på plats.

Men den viktiga frågan är inte alltid:

"Har vi spårbarhet?"

Den viktiga frågan är istället:

Fungerar systemet när det verkligen behövs?

Samma princip – olika verklighet

Principen kring spårbarhet är densamma oavsett om verksamheten är ett storkök, en mindre livsmedelsverksamhet eller en större livsmedelsindustri.

Samtidigt ser verkligheten ofta väldigt olika ut.

Restaurang eller storkök

En kryddblandning återkallas på grund av ett odeklarerat allergen.

Frågor som snabbt kan bli viktiga:

✔ vilka rätter användes råvaran i?
✔ finns produkter fortfarande kvar i lager?
✔ har råvaran använts under flera dagar?
✔ behöver information kommuniceras vidare?

I verksamheter med många dagliga arbetsmoment kan små detaljer snabbt bli viktiga.

Mindre livsmedelsverksamhet

En leverantör meddelar att en ingrediens innehållit felaktig information.

Frågor som snabbt uppstår:

✔ vilka produkter innehåller ingrediensen?
✔ vilka batcher påverkades?
✔ vilka kunder fick produkterna?
✔ finns produkter fortfarande ute på marknaden?

I mindre verksamheter bygger kunskapen ibland mycket på erfarenhet:

"Det där brukar vi veta."

Problemet är att systemet även behöver fungera när rätt person inte är på plats.

Livsmedelsindustri

Vid provtagning upptäcks en avvikelse i färdig produkt.

Nu blir frågor som dessa snabbt avgörande:

✔ vilka råvaror användes?
✔ vilka produktionslinjer berörs?
✔ vilka batcher påverkades?
✔ vilka kunder har fått produkterna?
✔ finns fler produkter som kan vara berörda?

Ju större volymer som hanteras, desto större kan konsekvenserna bli.

Det handlar ofta om minuter – inte dagar

När en avvikelse uppstår behöver beslut ibland tas snabbt.

Ju längre tid det tar att identifiera berörda produkter, batcher eller kunder, desto större kan påverkan bli.

En väl fungerande spårbarhet handlar därför inte bara om att information finns sparad.

Den behöver också vara enkel att hitta och använda när tiden blir en viktig faktor.

Vanligt missförstånd

"Vi har batchnummer – då har vi spårbarhet."

Batchnummer är ofta en viktig del av systemet.

Men spårbarhet handlar om mer än märkning.

Det handlar om att snabbt kunna följa information genom verksamheten:

från råvara → process → färdig produkt → kund

och vid behov även:

från kund → produkt → råvara

När något händer är det sällan mängden information som avgör.

Det är hur snabbt och säkert informationen kan användas.

Hur vet man om systemet fungerar?

Det räcker sällan att bara ha rutiner dokumenterade.

Systemet behöver också fungera i praktiken.

Frågor som kan vara värda att ställa:

✔ kan ni snabbt identifiera berörda produkter?
✔ kan ni spåra både framåt och bakåt?
✔ vet personalen vad som ska göras?
✔ fungerar systemet även vid förändringar?
✔ skulle ni känna er trygga om ni behövde använda det idag?

Det är ofta först när man testar systemet som styrkor – och förbättringsområden – blir tydliga.

Det viktigaste i praktiken

Spårbarhet handlar sällan om dokument för dokumentens skull.

Det handlar om att skapa trygghet när något oväntat händer.

Målet är att skapa arbetssätt som fungerar både i vardagen och vid revision.

Det handlar om hur snabbt verksamheten kan hitta rätt information – och använda den när den verkligen behövs.