Gästinlägg - Från spridda filer till ett sammanhängande arbetssätt

Från spridda filer till ett sammanhängande arbetssätt

Hygienronden är genomförd. Resultatet finns i en Excellista, en bild ligger i mobilen och ett mejl har skickats till den som ska åtgärda bristen. Men var ser ni vad som återstår och om åtgärden har följts upp?

I min roll på AM System möter jag ofta företag som har dokumentationen utspridd i Wordfiler, Excellistor, mejltrådar och ibland även post-it-lappar. Informationen finns, men sambandet mellan instruktionen, det utförda arbetet och uppföljningen är svårt att överblicka.

"Det är också här jag ser en av de tydligaste aha-upplevelserna".

När företagen börjar samla registreringar och uppföljning i ett styrt ärendeflöde upptäcker de att sådant de tidigare hanterat som blanketter och listor kan ingå i ett sammanhängande arbetssätt.

För att förstå hur behöver vi börja med skillnaden mellan styrande och redovisande dokumentation.

Dokument som styr och dokumentation som redovisar

På AM System skiljer vi mellan information som beskriver hur arbetet ska utföras och information som visar vad som faktiskt har utförts.

Styrande dokumentation omfattar exempelvis policyer, rutiner och instruktioner. Den beskriver vad som gäller, hur en uppgift ska genomföras och vilket ansvar olika roller har.

Redovisande dokumentation visar vad som har gjorts och vad resultatet blev. Det kan vara resultatet från en hygienrond, en dokumenterad kontroll eller en leverantörsbedömning. Den kan också omfatta upptäckta avvikelser, beslutade åtgärder och uppföljningen av dem.

Instruktionen för hygienronden är alltså styrande. Registreringen av den genomförda ronden är redovisande.

De hör ihop, men behöver hanteras på olika sätt. Instruktionen behöver hållas aktuell och finnas tillgänglig när arbetet ska utföras. Resultatet behöver kunna följas tillbaka till ett visst tillfälle och användas i det fortsatta kvalitetsarbetet.

Håll de styrande dokumenten aktuella

För styrande dokument behöver det vara tydligt vem som ansvarar för innehållet, hur ändringar granskas och vilken version som gäller.

Digital dokumentstyrning kan stödja detta med dokumentägare, granskning och versionshantering. I AM System finns också möjlighet att följa ändringar och jämföra utgåvor. Det ger ett underlag för att se hur en instruktion har förändrats över tid.

Verksamheten behöver fortfarande bedöma om innehållet beskriver rätt arbetssätt. En aktuell instruktion behöver också vara begriplig för den som ska använda den. I vissa arbetsmoment kan en bild och några tydliga steg vara ett bättre stöd än en lång text.

När instruktionen ändras behöver ni dessutom ta ställning till vilka som berörs och hur de ska få information om förändringen.

När dokumentationen blir beroende av mejltråden

Word, Excel och mejl har sina användningsområden. Men när ett arbete ska gå genom flera steg och involvera flera personer behöver någon hålla ihop överlämningarna.

Den som genomför kontrollen registrerar resultatet. Någon annan bedömer bristen och en ansvarig genomför åtgärden. Därefter behöver det följas upp om åtgärden fick avsedd effekt.

Om stegen hanteras i separata filer och mejl blir överblicken beroende av att människor uppdaterar listor, skickar information vidare och kommer ihåg att följa upp.

Det är den typen av arbete vi på AM System ser som en naturlig del av ärendehanteringen. Ett ärende behöver inte vara en reklamation eller ett problem. Det kan lika gärna vara en planerad kontroll som ska genomföras, dokumenteras och vid behov leda vidare till en åtgärd.

All redovisande dokumentation behöver inte hanteras som ärenden. Ärendehantering är särskilt relevant när en registrering behöver följas av bedömning, ansvarsfördelning eller uppföljning.

Hygienronden som ett styrt arbetsflöde

Ta en hygienrond som exempel. I ett digitalt ärendeflöde kan ni bygga ett formulär utifrån de kontrollpunkter som är relevanta för er verksamhet. Där dokumenteras vad som har kontrollerats, av vem och med vilket resultat.

Upptäcks en brist kan ett foto läggas direkt i ärendet via en telefon eller läsplatta. Bilden finns då tillsammans med beskrivningen och kan användas av den som ska bedöma eller åtgärda bristen.

Flödet kan också konfigureras så att uppgifter tilldelas ansvariga och påminnelser skickas när något behöver hanteras. Verksamheten bestämmer vem som ska göra vad, när det ska vara klart och hur resultatet ska följas upp.

Registreringen och den fortsatta hanteringen kan därmed hållas samman. Den som följer ärendet kan se underlaget, vad som har gjorts och vilka steg som återstår.

Men ett digitalt formulär behöver utformas med omsorg. Om varje rond kräver att medarbetaren fyller i uppgifter som ingen använder har vi byggt in onödig administration. Varje fält bör därför ha ett syfte, antingen för genomförandet, spårbarheten eller uppföljningen.

Processkartan ger medarbetaren en väg in

Den som ska genomföra hygienronden behöver också hitta både instruktionen och formuläret. Här kan processkartan ge en gemensam väg in.

En processkarta visar hur arbetet hänger ihop, vilka steg som ingår och var ansvaret går över till nästa person eller funktion. Med en klickbar processkarta kan medarbetaren gå vidare till den instruktion eller det formulär som behövs i ett visst steg.

Processkartan visar alltså sammanhanget och vägen till rätt stöd. Ärendeflödet styr sedan hur uppgifterna hanteras, från registrering till uppföljning.

På AM System arbetar vi med dokumenthantering, processkartläggning och ärendehantering tillsammans. För mig är poängen att medarbetaren ska kunna förstå arbetsmomentet, hitta instruktionen och dokumentera resultatet utan att själv behöva leta efter sambanden mellan delarna.

Processkartan behöver samtidigt spegla verksamheten. Ta därför med dem som utför arbetet när ni kartlägger det. De kan visa var en instruktion behövs och vilka överlämningar som är otydliga.

Använd resultaten för att utveckla arbetssättet

När resultaten samlas i en gemensam struktur kan ni följa upp mer än om en enskild rond är genomförd.

Återkommer samma brist? Finns den inom ett visst område? Vilka åtgärder väntar fortfarande på uppföljning?

Sådana frågor kan ge anledning att undersöka om instruktionen behöver ändras, om ansvaret är otydligt eller om andra förutsättningar saknas. Dokumentationen ger ett underlag för analysen. Den ersätter inte bedömningen av varför problemet uppstår.

Här knyts redovisande och styrande dokumentation samman igen. Erfarenheterna från det utförda arbetet kan användas för att utveckla rutinerna och instruktionerna inför nästa tillfälle.

Börja med ett avgränsat arbetssätt

Utgå från hur arbetet genomförs i dag. Vilken instruktion används? Vad registreras? Vem tar över när något behöver hanteras vidare? Hur följer ni upp resultatet?

Ett digitalt verktyg kan stödja ansvarsfördelningen, men verksamheten behöver bestämma den. Samma sak gäller kontrollpunkter, bedömningar och uppföljning.

Jag skulle därför börja med ett avgränsat flöde och testa det tillsammans med dem som utför arbetet. Kan de hitta rätt instruktion, dokumentera resultatet och se vad som återstår att följa upp? Svaren ger er något konkret att justera innan ni går vidare till fler delar av verksamheten.