Styrande och redovisande dokument – vad är skillnaden?

Många verksamheter har hört begreppen styrande och redovisande dokument, men det är inte alltid självklart vad de innebär i praktiken. Samtidigt är det viktigt att förstå skillnaden, eftersom båda typerna av dokument fyller en viktig funktion i ett egenkontrollprogram.

Förenklat kan man säga att styrande dokument beskriver hur verksamheten ska arbeta, medan redovisande dokument visar att rutinerna har följts.

Vad är styrande dokument?

Styrande dokument består av rutiner, instruktioner och andra beskrivningar som talar om hur olika arbetsmoment ska utföras. Syftet är att skapa tydliga arbetssätt och säkerställa att viktiga moment genomförs på ett likartat sätt.

Exempel på styrande dokument kan vara:

- Rutin för rengöring och desinfektion.

- Rutin för temperaturkontroller.

- Rutin för mottagning av varor.

- Rutin för allergenhantering.

- Rutin för avvikelsehantering.

Ett styrande dokument beskriver vanligtvis vad som ska göras, hur det ska göras, hur ofta det ska utföras och vem som ansvarar för uppgiften.

Vad är redovisande dokument?

Redovisande dokument används för att visa att verksamheten följer sina rutiner och har kontroll över de viktigaste riskerna. De fungerar som ett underlag för uppföljning och gör det möjligt att identifiera och hantera eventuella avvikelser.

Exempel på redovisande dokument kan vara:

- Temperaturjournaler.

- Rengöringsjournaler.

- Mottagningskontroller.

- Avvikelserapporter.

- Utbildningsregister.

Det handlar alltså inte om att beskriva hur arbetet ska utföras, utan om att dokumentera att det faktiskt har genomförts.

Ett enkelt exempel

Anta att verksamheten har en rutin för rengöring av skärbrädor och arbetsytor.

Rengöringsrutinen är ett styrande dokument eftersom den beskriver hur rengöringen ska utföras, vilka rengöringsmedel som ska användas och hur ofta rengöringen ska ske.

Om verksamheten dessutom använder en checklista eller en journal där personalen dokumenterar att rengöringen har genomförts, är detta ett redovisande dokument.

Båda delarna fyller en viktig funktion. Rutinen beskriver vad som ska göras, medan journalen visar att det faktiskt har blivit gjort.

Behöver allt dokumenteras?

Nej. Ett vanligt missförstånd är att alla rutiner måste kompletteras med omfattande dokumentation. Livsmedelslagstiftningen bygger på ett riskbaserat synsätt, vilket innebär att omfattningen av dokumentationen ska anpassas efter verksamhetens storlek och de risker som finns.

För många mindre verksamheter räcker det långt med tydliga rutiner och dokumentation inom de områden där det finns störst risker.

Målet är inte att skapa tjocka pärmar med dokument som ingen använder, utan att ha ett system som fungerar i praktiken och bidrar till säkra livsmedel.

Vad tittar kommunen på?

Vid en livsmedelskontroll är det inte mängden dokument som är avgörande. Det viktiga är att verksamheten har kontroll över sina processer och kan visa att viktiga rutiner fungerar i praktiken.

Det innebär att både styrande och redovisande dokument kan vara viktiga, men omfattningen ska alltid stå i proportion till verksamhetens storlek och risker.

Sammanfattning

Styrande dokument beskriver hur verksamheten ska arbeta, medan redovisande dokument används för att visa att rutinerna har följts. Båda typerna av dokument är viktiga delar i ett egenkontrollprogram, men omfattningen behöver anpassas efter verksamhetens förutsättningar.

Målet är inte att skapa så mycket dokumentation som möjligt, utan att ha ett praktiskt och lättanvänt system som hjälper verksamheten att producera säkra livsmedel.