"Det har vi alltid gjort" – den farligaste meningen inom livsmedelsbranschen
Author
Johan Mether
Publicerad:
Det finns en mening som jag har hört många gånger genom åren.
Den uttalas sällan med dåliga intentioner. Tvärtom. Ofta kommer den från engagerade människor som arbetat länge i verksamheten och känner sina processer utan och innan.
Men ändå får den mig alltid att reagera.
"Det har vi alltid gjort."
Det kan handla om hur en råvara hanteras, hur en temperatur kontrolleras, hur rengöringen utförs eller hur dokumentationen fylls i. Rutinen har fungerat i många år och ingen har ifrågasatt den. Därför känns den självklar.
Problemet är att livsmedelsbranschen inte står still.
Nya produkter introduceras. Recept förändras. Leverantörer byts ut. Ny personal börjar. Maskiner byggs om. Lagstiftningen utvecklas och kundernas krav blir allt högre. Samtidigt förändras verksamheten ofta steg för steg utan att någon riktigt reflekterar över om rutinerna fortfarande är anpassade till verkligheten.
Det är sällan de stora förändringarna som skapar problemen.
Det är de små förändringarna som sker över tid.
En rutin som en gång var genomtänkt kan efter några år ha blivit något som bara följs av gammal vana.
Som certifieringsrevisor och tidigare kvalitetschef har jag många gånger sett verksamheter med välskrivna rutiner, fina pärmar och väl uppbyggda ledningssystem. Men när man kommer ut i produktionen arbetar personalen på ett helt annat sätt än dokumentationen beskriver.
Inte för att någon försöker göra fel.
Utan för att arbetssättet har förändrats lite i taget.
Någon hittade ett snabbare sätt.
Någon annan började göra på samma sätt.
Efter några månader har det blivit den nya normen, trots att rutinen aldrig har uppdaterats.
Det är precis här många avvikelser föds.
Inte genom stora misstag, utan genom små förändringar som aldrig fångas upp.
Det är också därför jag brukar säga att ett ledningssystem aldrig blir bättre än verksamhetens vilja att ständigt utvecklas.
Ett HACCP-system, ett egenkontrollprogram eller ett certifierat ledningssystem är ingen garanti för att allt fungerar. Dokumenten är viktiga, men de är bara ett stöd. Det verkliga arbetet sker ute i verksamheten, varje dag.
De företag som lyckas bäst är sällan de som har flest dokument.
Det är de som vågar ställa frågor.
Varför gör vi egentligen så här?
Är detta fortfarande det bästa arbetssättet?
Har något förändrats sedan rutinen skrevs?
Finns det ett bättre sätt att arbeta idag?
Det är frågor som skapar förbättringar långt innan nästa revision eller myndighetskontroll.
Jag har också märkt att de verksamheter som har en stark livsmedelssäkerhetskultur ofta har en sak gemensamt. Medarbetarna känner att de får ifrågasätta arbetssätt, komma med förbättringsförslag och lyfta sådant som inte fungerar. Då blir förändring en naturlig del av vardagen, istället för något som bara sker inför en revision.
Kanske är det därför uttrycket "Det har vi alltid gjort" kan vara så riskfyllt.
Det stänger dörren för utveckling.
Det gör att små problem får leva kvar.
Och det riskerar att skapa avvikelser som hade kunnat undvikas med en enkel fråga.
Nästa gång du hör någon säga de orden i din verksamhet kan det därför vara värt att stanna upp en stund.
Inte för att rutinen nödvändigtvis är fel.
Utan för att den kanske aldrig har blivit ifrågasatt.
Det är ofta där det verkliga förbättringsarbetet börjar.
Behöver ni ett bollplank?
Ibland räcker det med ett par nya ögon för att upptäcka sådant som blivit en del av vardagen. En internrevision eller en genomgång av ledningssystemet handlar inte bara om att hitta avvikelser – utan om att identifiera förbättringsmöjligheter innan de blir problem.
På QMS Consulting hjälper vi livsmedelsföretag att utveckla praktiska arbetssätt som fungerar i vardagen och skapar ett verkligt värde, långt utöver nästa revision.
